Elektronisches Steuerberaterpostfach – Haftungsrisiken

Besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach – mögliche Haftungsrisiken beachten

Zum 1. Januar 2023 ist das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) der Bundessteuerberaterkammer gestartet. Damit wurde unter hohem Zeitdruck eine Vorgabe des Mitte 2021 erlassenen „Gesetzes zur Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften …“ (sogenannte große BRAO-Reform) umgesetzt.

Steuerberater und steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften sind danach verpflichtet, die nötigen technischen Einrichtungen für das beSt vorzuhalten. Mitteilungen, die über das beSt eingehen, sind zur Kenntnis zu nehmen. Das digitale Postfach muss für die Korrespondenz mit Gerichten genutzt werden und ersetzt die Kommunikation via Brief oder Telefax. Eine Registrierungs- und Aktivierungspflicht besteht für alle Steuerberater – unabhängig davon ob Gerichtsverfahren anhängig sind. Das Steuerberaterpostfach besitzt damit die gleiche Funktion wie das bereits seit 2018 existierende besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) bei Rechtsanwälten.

Sichere elektronische Kommunikation ohne Medienbruch

Die sogenannte passive Nutzungspflicht besteht bereits seit dem Start zum 1.1.2023. Die aktive Nutzungspflicht hat spätestens mit der Zustellung des Registrierungsbriefs begonnen, die im ersten Quartal 2023 erfolgt ist. Die Vereinfachung der Kommunikation mit Finanzgerichten ist ein ganz wesentliches Ziel des beSt. Vor der Einführung des digitalen Postfachs konnte die elektronische Kommunikation nur über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) mittels qualifizierter elektronischer Unterschrift erfolgen oder Steuerberater mussten die „klassischen“ Kommunikationsmittel Brief oder Telefax nutzen.

Das Steuerberaterpostfach ermöglicht jetzt eine sichere Kommunikation ohne Medienbruch und ohne das Erfordernis einer qualifizierten elektronischen Unterschrift. Dabei bedient sich das beSt der bereits beim EGVP genutzten technischen Infrastruktur. Inzwischen ist das beSt ein halbes Jahr „on Air“ und hat den Praxistest wohl bestanden. Über größere Haftungsfälle im Zusammenhang mit dem beSt ist jedenfalls bisher nichts bekannt geworden. Auch beim schon länger bestehenden beA halten sich die Schadenfälle in engen Grenzen, einige haben aber schon Gerichte beschäftigt – mit dem Ergebnis einer nicht immer einheitlichen Rechtsprechung.

Sorgfaltspflichten und Haftung im beSt-Kontext

Generell gilt, dass mit der verbindlichen Nutzung des beSt spezifische Sorgfaltspflichten verbunden sind, aus deren Verletzung sich Haftungsrisiken ergeben können:

Zugangskontrolle und Dokumentation

Gerade bei der Neueinführung von digitalen Systemen kommt es oft zu Fehlern in der Handhabung oder das System weist noch „Kinderkrankheiten“ auf. Bei der Einführung des elektronischen Handelsregisters geschah es zum Beispiel häufiger, dass Dokumenten-Übermittlungen angestoßen, aber aus technischen Gründen nicht abgeschlossen wurden, ohne dass das immer bemerkt wurde. Daraus ergeben sich einige Schadenfälle.

Auch für das beSt gilt: eine Dokumentenübermittlung anzustoßen reicht nicht, die Kontrolle des erfolgreichen Abschlusses des Vorgangs ist zwingend notwendig. Dabei ist stets festzustellen, ob Dokumente vollständig und richtig übermittelt wurden. Bei Fehlermeldungen oder nicht erfolgter Zugangsbestätigung muss der Vorgang bis zum erfolgreichen Abschluss wiederholt werden.

Zugangsbestätigungen müssen außerdem rechtssicher aufbewahrt werden. Die Zugangskontrolle und die Dokumentation gehören zu den Sorgfaltspflichten einer ordnungsgemäßen Büroorganisation. Hierzu existiert eine einschlägige Rechtsprechung zum beA, die auch für das beSt Anwendung finden dürfte.

Beachtung von Form(at)-Erfordernissen

Übersandte elektronische Dokumente müssen für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein (§ 52a Abs. 1 Satz 1 FGO). Insbesondere sind die Format-Vorgaben der Elektronischer-RechtsverkehrVerordnung – ERVV – zu beachten. Kann das Gericht die Dokumente nicht bearbeiten und entsteht dadurch ein Schaden, trägt der Absender das Risiko.

regelmäßige Eingangskontrolle

Steuerberater müssen regelmäßig – am besten täglich – das beSt auf Posteingang prüfen. Das gilt auch im Fall von längerer persönlicher Abwesenheit, zum Beispiel durch Urlaub oder Krankheit. Das Büro muss so organisiert sein, dass die regelmäßige Eingangskontrolle gewährleistet ist. Versäumnisse stellen eine Verletzung der Pflicht zur gewissenhaften Berufsausübung dar. Für dadurch entstandene Schäden ist der Steuerberater in der Haftung.

technische Störung

Ist die Dokumenten-Übermittlung durch eine vorübergehende technische Störung unmöglich, ist die Übermittlung per Brief oder Fax weiterhin zulässig (Ersatzeinreichung). Die Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung muss aber unverzüglich glaubhaft gemacht werden. Aus Nachweisgründen ist die technische Störung zu dokumentieren. Kann der Nachweis nicht erbracht werden, ist die Ersatzeinreichung unwirksam. Daraus entstehende Schäden gehen zu Lasten des Steuerberaters.

Was gilt für Mehrfachberufsträger und in Berufsausübungsgesellschaften?

Rechtsanwälte, die zugleich Steuerberater sind, müssen ebenfalls das beSt einrichten, auch wenn sie mit dem beA bereits über einen digitalen Kommunikationskanal verfügen. Das gilt ebenso für Wirtschaftsprüfer, die als Steuerberater tätig sind. Rechtsanwälte und Steuerberater als Mitglieder von Geschäftsführungsorganen einer steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaft benötigen ebenfalls das beSt.

Haftungsrisiken richtig absichern – guter Rat durch Behrschmidt & Kollegen

Die Berufshaftpflichtversicherung der Steuerberater tritt auch bei Vermögensschäden im Zusammenhang mit dem beSt ein. Der Haftpflichtschutz sollte dabei nicht nur die gesetzlichen Mindestanforderungen abdecken, sondern den tatsächlichen Risiken angemessen sein. Die Experten von Behrschmidt & Kollegen stehen bei allen Fragen rund um die Berufshaftpflichtversicherung gerne zur Verfügung und suchen nach den besten Lösungen am Markt.